Czym tak właściwie jest Public Relations? Starając się określić PR w sposób jak najbardziej ogólny, trzeba by stwierdzić, że są to działania podejmowane przez firmę, które mają na celu oddziaływanie na postawy i wyobrażenia o niej jakie mają osoby lub grupy społecznyche z jej otoczenia. Jego celem jest kształtowanie przychylnych, pozytywnych postaw opinii publicznej, mass mediów, kontrahentów, kół biznesu i stowarzyszeń pracodawców, polityków czy lokalnych społeczności. Cele te PR osiąga poprzez różnorodne działania, m.in. politykę rozgłosu (publicity), sponsoring, itp. Charakter i subtelny sposób wykorzystania tych narzędzi sprawia, że PR są nieraz nazywane mianem “komunikacji bezpłatnej”, “propagandy marketingowej” czy też “komunikacji (reklamy) społecznego zaufania”. Ludzie, przedmioty wszelkiego rodzaju instytucje i podmioty gospodarcze są zawsze postrzegane w określonym świetle. To, czy ma ono pozytywny czy negatywny charakter, wpływa na nastawienie do nich, sympatię lub antypatię, a także determinuje sposób postępowania względem nich. W przypadku pojedynczej osoby, jej wizerunek decyduje o sukcesie towarzyskim, w przypadku firm i produktów, o powodzeniu na rynku, w przypadku organizacji non profit o zakresie jej działania. Możemy więc stwierdzić, iż Public relations to instrument promocji, którego celem jest budowanie i utrwalanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, kształtowanie dobrych stosunków pomiędzy nim a jego otoczeniem zewnętrznym oraz zabieganie o korzystną ocenę ze strony mediów. PR obejmuje wszelkie działania mające na celu promowanie i ochronę obrazu przedsiębiorstwa lub jego produktu w oczach opinii publicznej. Dokonuje tego poprzez celowe oddziaływanie na świadomość, odczucia, opinie i przekonania takich grup docelowych stanowiących otoczenie przedsiębiorstwa, jak:
Jest to ważny element działań marketingowych, który kształtuje stosunki społeczne i łączy przedsiębiorstwo nie tyko z rynkiem, ale z całym jego otoczeniem. Przyjmując, iż reklama jest tym co firma mówi sama o sobie i swojej ofercie, musimy przyjąć że public relations to dokładnie wszystko to co inni mówią o firmie. W dużym uproszczeniu możemy również powiedzieć, że różnica pomiędzy reklamą a public relations polega na tym, że o ile stosując reklamę firma płaci za swoje „miejsce” w mediach, o tyle PR wykorzystuje osoby trzecie jako narzędzia rozpowszechniania pozytywnych opinii na swój temat i budowania pożądanego wizerunku. Chcąc konkretnie określić, jakie czynności właściciela lub pracowników małego przedsiębiorstwa, można uznać za wchodzące w zakres public relations, należało by wymienić: wywiady dla prasy, radia i telewizji, konferencje prasowe i przemówienia, oprowadzanie gości po zakładzie, uroczyste obchody rocznicowe, imprezy dobroczynne i akcje charytatywne, prace graficzne zmieniające wygląd znaków firmowych, publikacji oraz papeterii firmowej itp.
Dla małych przedsiębiorstw korzystanie z tego elementu promocji najczęściej sprowadza się do zabiegania o publikację artykułów na temat firmy w prasie lokalnej, dostarczania dziennikarzom ciekawych informacji dotyczących np. branży w której działają, przy czym występowanie wydzielonego stanowiska rzecznika prasowego w małych firmach jest zjawiskiem bardzo sporadycznym, dlatego działania z zakresu public relations, jeśli są podejmowane, najczęściej spoczywają na barkach przedsiębiorcy. Prócz informacji dla prasy działania te mogą sprowadzać się do sponsorowania lub współorganizacji lokalnych imprez i wydarzeń kulturalnych itp.